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El teletrabajo se ha convertido en una opción cada vez más extendida en las empresas gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC). El empujón definitivo se dio con la pandemia de Covid-19 que obligó a trabajar desde casa a muchos trabajadores tras el cierre temporal de las instalaciones de muchas empresas.
Con el teletrabajo, tanto empresas como trabajadores deben hacer un reajuste mental además del obvio cambio en el espacio físico donde se desarrolla el trabajo. En este artículo repasamos brevemente los beneficios de trabajar desde casa y sus posibles desventajas. No olvidamos tampoco los principales desafíos: gestión, comunicación o medida de la productividad.
Sigue leyendo y repasa las 10 claves básicas que permiten medir y gestionar el teletrabajo (prioridades, metas, horarios, etc) que encontrarás en este post.
El trabajo a distancia puede traer muchos resultados positivos tanto al trabajador como al empleador. Viene a optimizar la flexibilidad laboral, bajar los niveles de estrés, los gastos correspondientes a transporte, alimentación y vestuario o uniformes. Además, aumenta la responsabilidad, mejora la productividad, entre otros aspectos.
Esta práctica es cada vez más popular en todos los sectores económicos y será el empleador quien decida cuáles serán los empleados que pueden teletrabajar. Dentro de las ventajas más importantes para las empresas están la reducción por gastos de arrendamiento y el espacio físico, disminución en el número de solicitudes de permisos.
"Teletrabajo como estrategia de competitividad y desarrollo para las empresas" es un trabajo de investigación de la Universidad Central del Ecuador donde se describen los beneficios de esta metodología para todos los grupos que intervienen; es decir teletrabajador, organizaciones públicas y privadas, y sociedad.
• Ajustar las metas a las realidades del trabajo
Sea cual sea el motivo por el cual una empresa decida implementar el trabajo a distancia, es necesario que se establezcan objetivos ajustados a la realidad del empleado. Estos se deben conocer antes de empezar con esta modalidad ya que también deben cumplir con los criterios de la compañía. Si se plantean metas poco realistas está condenada a fracasar.
• A mayor motivación, mayor confianza y responsabilidad
El teletrabajo implica brindarle al empleado cierto grado de confianza para el cumplimiento de los plazos de entrega, lo que no significa falta de supervisión. Asimismo, implica que este asumirá sus tareas con la misma responsabilidad de un cargo presencial. No obstante, se debe cuidar que existan mecanismos permanentes de motivación para que la plantilla mantenga el enfoque y compromiso.
• Establecer como prioridades las tareas con mayor relevancia
Como es de suponer, el rendimiento laboral a distancia es menor que con el habitual, por lo menos mientras se acoplan. Los encargados de coordinar y dirigir los equipos tienen que evaluar las prioridades y otorgarles mayor énfasis que a las secundarias o complementarias. La idea es mantener la productividad y si los asuntos se atienden sin un orden de relevancia, los resultados no podrán medirse.
• Sostener una comunicación permanente y eficaz
Todas las personalidades no son iguales, mucho menos la capacidad de adaptación. Algunos requerirán más atención que otros, allí radica la importancia de una comunicación efectiva y permanente. Solo de esta forma se podrán evitar o resolver los problemas que se susciten, como por ejemplo, la falta de destreza con las herramientas digitales.
• Brindar apoyo y orientación
Con canales de comunicación abiertos, podrás resolver inquietudes y facilitarles toda la información que requieran. Esta retroalimentación garantiza que puedas brindarles tanto apoyo como orientación sea necesaria para hacerlos sentir cómodos con las tareas que están ejecutando. Siempre debe reinar la disposición del líder en función de solventar las dudas y disipar la incertidumbre.
• Vigilar el respeto al horario
Gracias a software y aplicaciones especializadas, este punto es el más fácil de medir. Es que como ya se sabe, el teletrabajo no significa “trabajar como yo quiera” y por esa razón el horario se acuerda entre ambas partes. Entonces, la entidad laboral debe asegurarse de que se cumple la jornada.
• Registrar las actividades cada día
El registro de las actividades diarias es un binomio junto al respeto del horario. Si no se cumple con ambas, se estaría fallando como empleado. Muchas de las apps para el control del horario, tienen la funcionalidad de emitir informes sobre la productividad y todo eso quedará grabado en la nube.
• Definir funciones bien delimitadas y los puestos que aplican al teletrabajo
No todos los cargos se pueden ejercer desde casa, es necesario que antes de migrar a esta modalidad las compañías establezcan quiénes podrán asumir trabajos con este sistema. Definiendo las funciones de cada persona, luego de una revisión a fondo de la plantilla de personal, se sabrá cuánto se puede hacer por teletrabajo y qué porcentaje no.
• Actualizar lar normas de funcionamiento de la empresa
Los reglamentos internos tienen muchas normas que quedan en desuso con el teletrabajo. Por lo tanto, deben reformarse para que el trabajo a distancia quede debidamente regulado. Cuestiones de todo tipo: contractuales, gestión de documentos, archivo, etc, tienen que quedar explícitas en el documento. Por supuesto, los reajustes o inclusiones deben ser notificados oportunamente al personal.
• Formación específica sobre nuevas competencias
Las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) son las protagonistas en el trabajo a distancia por lo que es conveniente formar a los trabajadores en ese campo. Es vital que se detecte esta debilidad a tiempo y se potencien las competencias digitales para hacer más llevadero el proceso hacia el teletrabajo.
Un grupo de estudiantes universitarios en Colombia analizaron la medición de la implementación del teletrabajo en una entidad de trabajo específica, como trabajo especial de grado. En el mismo, tomaron en cuenta aspectos como la estandarización, la productividad, el ausentismo y la mejora continua. Dicha investigación arrojó resultados positivos para la organización pues ya cuentan con políticas corporativas en torno a este tema.
Lo primero que se debe tomar en cuenta es que el trabajo a distancia no sigue los mismos parámetros que un trabajo tradicional. Por lo tanto, se deben adaptar para medir el rendimiento de los empleados bajo la modalidad de teletrabajo. Y es que, aunque pueden llegar a los mismos niveles de productividad, esto se medirá con indicadores distintos.
Las evaluaciones son imprescindibles, de otra forma no se obtendrían los resultados. Para ello, se utilizan programas que realizan un seguimiento preciso. No quiere decir que se pretenda invadir el espacio del trabajador sino de mantener bajo control las actividades. Asimismo, las variables las van a definir las funciones y las características del cargo.
Consulta el repositorio de la Universidad Nacional de Piura en Internet, donde encontrarás el trabajo de investigación “Teletrabajo direccionado al desempeño laboral”. Aquí se definen los procesos de esta opción laboral que abarca el nivel jerárquico, la conformación de equipos, el control, la ejecución y la evaluación de resultados.
