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09/12/2022
28 de febrero | 2023
Siempre hemos imaginado un perfil administrativo como esa persona que tiene habilidades que le permiten gestionar diferentes cosas a la vez y con eficiencia. Si en tu trabajo eres una persona organizada y ordenada, con conocimientos de informática y ofimática, buena comunicación, y estudios de administración, seguro que puedes encontrar un buen empleo en el sector.
Los cometidos de un administrativo pasan por recopilar información, redactar y archivar documentos, atender a los clientes, resolver problemas, facturación o contabilidad, entre otras muchas. En este post hemos seleccionado 6 empleos a los que puedes optar si tu perfil tiene este carácter. Además, encontrarás las competencias más valoradas en los profesionales administrativos para que descubras tus fortalezas y debilidades.
Sigue nuestros consejos para completar tu perfil administrativo y conseguir el empleo adecuado a tus habilidades que tanto te mereces.
Un perfil administrativo comprende las habilidades, capacidades, aptitudes y destrezas con las que cuenta un profesional a fin de gestionar, organizar y planificar tareas de índole administrativo y organizativo. Las funciones de un profesional administrativo varían. Sus tareas están relacionadas a la gestión de comunicación, tramitación de documentos dentro de una oficina y gestión de usuarios y clientes de una compañía determinada.
Para ser más específicos, se encargan de ejecutar las siguientes tareas:
- Gestión, seguimiento y control de llamadas telefónicas. En algunas compañías, el profesional administrativo es capaz de atender las incidencias y reclamaciones de usuarios o clientes.
- El trabajador administrativo tiene habilidades para orientar al público en el área comercial.
- Son un importante apoyo durante el proceso de organización de tareas en cualquier empresa.
Como profesional administrativo puedes postular a cualquiera de estos empleos:
1. Ejecutivo o secretario de presidencia
Que obtengas un puesto similar dependerá sobremanera del presidente de la empresa, así que para llamar su atención debes contar con el perfil administrativo requerido. El cargo demanda tareas como gestión y filtro de llamadas y correos electrónicos, pero también las de gestión de agendas, y redacción de eventos y reuniones. Un secretario de presidencia o a nivel ejecutivo también tiene la responsabilidad de efectuar presentaciones corporativas y atender asuntos de protocolo.
2. Secretario de dirección
Las funciones de un secretario de dirección son iguales a las de un secretario de presidencia. Pero en este caso particular, dependerá exclusivamente de la Dirección General. Si has sido seleccionado para este puesto, tus responsabilidades estarán orientadas a la gestión y filtro de correos y llamadas, organización de agenda, además de la redacción de eventos y reuniones.
3. Office Manager
Como encargado de oficina dependerás del director financiero de una empresa. Las tareas están claramente definidas por lo que tendrá que estar al pendiente del funcionamiento total de una oficina. Las tareas más comunes de un office manager son la comunicación directa y efectiva con proveedores, elaboración de presupuestos, organización de infraestructuras y más.
4. Administrativo comercial
El profesional con perfil de administrativo comercial es uno de los principales soportes del director comercial, pero también a todo su equipo de trabajo. Sus funciones están orientadas a la actualización de archivos y gestión de llamadas y correos, sin olvidar el control y actualización de los archivos.
5. Administrador de facturación
Es un cargo importante dentro de la empresa, para el cual su responsable tendrá que atender todo lo concerniente a facturación y contabilidad. Pero también debe encargarse de atender a los clientes en busca de solución a posibles problemas de facturación y cobro.
6. Recepcionista con habilidades de comunicación en varios idiomas
Comunicarse en idiomas distintos a la lengua materna te dará mejores oportunidades de trabajo, ya que es uno de los perfiles mejor valorados en un profesional administrativo. Uno de los cargos que requiere personal bilingüe o trilingüe es el de recepcionista, desde el cual puedes gestionar la centralita, transferir y filtrar llamadas telefónicas, atender las necesidades de clientes y proveedores, además de mantener bajo control los asuntos internos de una oficina.
Estas son las competencias de un profesional administrativo de mayor valor dentro de las empresas:
- Conocimiento de informática: Las empresas requieren cada vez más a trabajadores con altos conocimientos en Office, SP de Sage y sistema ERP, por ejemplo.
- Idiomas: Puedes tener un nivel de conocimiento avanzado o medio en cualquier otro idioma distinto al materno, preferiblemente el inglés. Otras opciones interesantes son el alemán y el francés.
- Competencias personales: Las competencias personales mejor valoradas pueden ser dinamismo, confidencialidad, honestidad y discreción.
- Trabajo en equipo: Una de las cualidades más importantes de un trabajador administrativo es su capacidad para gestionar sus tareas en equipo.
A la hora de buscar trabajo de manera efectiva, además de tomar en cuenta el perfil profesional administrativo que exigen algunas empresas, debes considerar elementos de importante consideración como:
- Debes diseñar una estrategia concisa y precisa para que la búsqueda de empleo se convierta en una experiencia enriquecedora. Evita sentarte frente al ordenador y aplicar a cualquier oferta de trabajo que aparezca en pantalla. La idea es escoger las opciones que realmente se ajusten a tu perfil como profesional y a aquellas donde la competencia no sea excesiva para mejorar tus probabilidades.
- Seguramente sabes cuál es tu perfil administrativo, pero es más importante conocer cuál es la especialidad en la que puedes destacar. Existen muchas como logística, atención al cliente, contabilidad y asistencia. Analiza cuál es de todas ellas en la que has logrado destacar. Una vez que la hayas identificado, busca un empleo donde puedas explotar dichas habilidades.
- Ajusta tu currículum vitae al perfil administrativo que requiere una determinada compañía. Haz lo mismo en tus redes sociales y verás que de esa forma podrás explotar mejor tus habilidades.
- No dejes pasar por alto tu formación académica. Es que al igual que las destrezas en el campo de trabajo, las empresas ponen mucha atención a tu nivel académico y a la capacitación que has recibido para potenciar tu perfil como profesional.
- Es necesario ampliar tus conocimientos en aquellas áreas en la que eres más débil, a través de estudios complementarios. De esa forma, tus probabilidades de conseguir empleo en el sector administrativos se incrementarán de forma considerable.
